Política de Dados e Inteligência Artificial

CONTROLE DO DOCUMENTO

Este documento descreve como a COFOUND LTDA trata dados pessoais e como usa inteligência artificial, na sua operação de consultoria e nos produtos que desenvolve. Instrumento apresentado a clientes, parceiros e titulares que queiram entender suas práticas, e o documento de referência em processos de diligência de fornecedores.

A Cofound é agente de tratamento de pequeno porte, nos termos da Resolução CD/ANPD nº 2/2022. As medidas aqui descritas são proporcionais a esse porte e ao risco das suas atividades, conforme orientação da ANPD, e são revisadas ao menos uma vez por ano.

1. OBJETIVO, ABRANGÊNCIA E COMO LER ESTE DOCUMENTO

1.1 Objetivo

Esta Política estabelece como a COFOUND LTDA (CNPJ 31.914.239/0001-09) trata dados pessoais e como usa inteligência artificial, em conformidade com a Lei nº 13.709/2018 (LGPD) e com as regulamentações da ANPD. Os dois temas estão em um único instrumento porque, na operação da Cofound, englobam processos tecnológicos.

1.2 Abrangência

Aplica-se a sócios, administradores, colaboradores, estagiários, prestadores de serviços e parceiros que realizem qualquer operação com dados pessoais ou usem ferramentas de IA em nome da Cofound, em qualquer meio, físico ou digital, inclusive em dispositivos pessoais usados a trabalho.

Cobre duas frentes distintas:

1. Operação da Cofound — consultoria estratégica, pesquisas e entrevistas, treinamentos, marketing, eventos e gestão administrativa (seções 6 a 13).

2. Produtos próprios — Strategy HUB (com o módulo Atlas IA), 360° by Cofound e Cofound OS, mais a infraestrutura que os sustenta. Nos dois primeiros a Cofound atua como operadora dos dados inseridos pelos clientes (seção 14).

Alcança dados pessoais de clientes e potenciais clientes, participantes de pesquisas e entrevistas, colaboradores e candidatos, fornecedores, usuários do site, usuários da plataforma e participantes de eventos.

1.3 Relação com outros documentos

1.4 Como ler

• Seções 1 a 18 — as regras que governam o tratamento de dados e o uso de IA na Cofound.

• Anexo A — o rol de ferramentas e fornecedores que tratam dados em nome da Cofound, com papel e país de processamento.

• Anexo B — a matriz que define, por classe de informação, o que pode ser submetido a cada ferramenta de IA.

2. REFERÊNCIAS LEGAIS E NORMATIVAS

2.1 Obrigações vigentes

• Lei nº 13.709/2018 (LGPD) — marco geral do tratamento de dados pessoais.

• Resolução CD/ANPD nº 2/2022 — regime simplificado para agentes de tratamento de pequeno porte, no qual a Cofound se enquadra. Permite inventário simplificado e medidas de segurança proporcionais ao porte e ao risco.

• Resolução CD/ANPD nº 15/2024 — comunicação de incidentes de segurança.

• Regulamentação da ANPD sobre transferência internacional de dados — cláusulas-padrão e demais mecanismos.

• Guias orientativos da ANPD sobre segurança da informação para agentes de pequeno porte, hipóteses legais de tratamento e atuação do encarregado.

• Lei nº 12.965/2014 (Marco Civil da Internet) e Lei nº 12.846/2013 (Lei Anticorrupção) .

• Código de Defesa do Consumidor , quando aplicável à relação com o usuário final.

2.2 Referências de IA — boas práticas, não obrigação vigente

O Brasil ainda não tem lei geral de inteligência artificial em vigor. As referências abaixo orientam esta Política por prudência e por alinhamento ao que clientes corporativos já exigem em diligência:

• PL nº 2.338/2023 — proposta de marco legal da IA, em tramitação. Antecipamos três de seus eixos: classificação por risco, transparência sobre uso de IA e supervisão humana em decisões que afetem pessoas.

• ISO/IEC 42001 — sistema de gestão de IA. Usada como referência de estrutura, sem pretensão de certificação.

• Art. 20 da LGPD — direito à revisão de decisões automatizadas. Este, sim, já vigora e governa a seção 14.3.

A Cofound não possui certificações formais de segurança da informação (SOC 1, SOC 2, ISO/IEC 27001) e não declara possuir. As medidas desta Política são proporcionais ao porte, conforme o regime da Resolução CD/ANPD nº 2/2022.

3. DEFINIÇÕES

3.1 Dados pessoais

3.2 Inteligência artificial

4. PRINCÍPIOS

4.1 Princípios de tratamento de dados (art. 6º da LGPD)

Todo tratamento observa finalidade, adequação, necessidade, livre acesso, qualidade dos dados, transparência, segurança, prevenção, não discriminação e responsabilização. Na prática:

• coletar apenas o necessário para a finalidade declarada — nunca “porque pode ser útil depois”;

• informar o titular, em linguagem clara, para que os dados serão usados;

• usar os dados somente para a finalidade informada;

• manter os dados corretos e atualizados;

• protegê-los contra acesso não autorizado, perda ou vazamento;

• eliminá-los quando a finalidade for atingida, respeitadas as obrigações legais de guarda.

4.2 Princípios de uso de IA na Cofound

Cinco princípios governam toda a seção 12 que buscam endereçar os duvidosos.

1. Minimização antes do prompt. O dado pessoal que não precisa entrar na ferramenta. A pergunta não é “posso usar esta ferramenta?”, e sim “qual é o mínimo que ela precisa receber para me ajudar?”. Um relatório pode ser analisado sem os nomes dos entrevistados.

2. Responsabilidade humana pelo output. A pessoa que usa a ferramenta responde pelo resultado como se o tivesse escrito. A Cofound nunca entrega ao cliente material gerado por IA que não tenha sido lido, conferido e assumido por um consultor.

3. Transparência com o cliente e com o participante. O participante de entrevista é avisado de que a reunião será transcrita por ferramenta automática antes de a gravação começar. O cliente que perguntar como a IA é usada na sua entrega recebe resposta específica, não genérica.

4. Ferramenta aprovada, licença corporativa, sem treinamento. Só entra conteúdo de trabalho em ferramenta do Anexo A, em conta corporativa, sob plano cujos termos afastem o uso dos dados para treinamento de modelo. Conta pessoal e plano gratuito estão vedados em todos os casos..

5. Rastreabilidade. É possível dizer, depois, qual ferramenta tocou qual material. Ferramenta não listada não é rastreável e, por isso, não é permitida.

4.3 Regra de decisão em caso de dúvida

Na dúvida sobre o que pode ser inserido em uma ferramenta de IA, a ordem é: consultar a matriz do Anexo B; não havendo resposta clara, não inserir e consultar o Responsável pela Privacidade. A ausência de regra expressa não é permissão.

5. PAPÉIS E RESPONSABILIDADES

5.1 Responsável pela Privacidade (Encarregado)

A Cofound indica Leonardo Calixto Colin Cecyn , sócio administrador, como Responsável pela Privacidade, nos termos do art. 41 da LGPD. Suas atribuições:

• receber e responder solicitações de titulares e comunicações da ANPD;

• orientar a equipe e conduzir o treinamento anual;

• aprovar tratamentos excepcionais — dados sensíveis, menores, nova ferramenta de IA, exceção à matriz do Anexo B;

• coordenar a resposta a incidentes e decidir sobre comunicação a clientes, titulares e ANPD;

• manter atualizados esta Política, o Inventário de Dados e o Anexo A.

Identidade e canal de contato são divulgados no site e nos materiais da Cofound. Canal: privacidade@cofound.com.br ou leonardo@cofound.com.br .

5.2 Quem decide o quê

5.3 Responsável por projeto

Todo projeto tem um responsável nomeado, que responde por: classificar a informação do projeto na abertura; definir quem compõe a equipe com acesso; garantir a informação prévia e a autorização de gravação dos participantes; e confirmar, no encerramento, a devolução ou eliminação comprovada dos materiais.

5.4 Cada pessoa

Diretores, colaboradores, estagiários e prestadores respondem por conhecer esta Política, usar apenas ferramentas do Anexo A em contas corporativas, aplicar a minimização antes de qualquer prompt, revisar o que a IA produz antes de usar, e comunicar imediatamente qualquer suspeita de incidente. Prestadores e parceiros assinam compromisso de confidencialidade que abrange estas obrigações.

6. TITULARES, DADOS TRATADOS E CLASSIFICAÇÃO DA INFORMAÇÃO

6.1 Categorias de titulares e dados

O detalhamento dado a dado, canal, local de armazenamento, acessos e prazos, consta do Inventário de Dados e Atividades de Tratamento, mantido no modelo simplificado da ANPD para agentes de pequeno porte.

6.2 Classificação da informação

Toda informação sob custódia da Cofound recebe uma de quatro classes. A classe define onde o material pode ser armazenado, quem acessa e — sobretudo — o que pode ser submetido a ferramentas de IA (seção 13 e Anexo B).

6.3 Como classificar

A classificação é feita pelo responsável do projeto na abertura da pasta e registrada no nome ou na descrição da pasta do Drive. Três regras resolvem quase tudo:

1. Na dúvida entre duas classes, vale a mais restritiva.

2. Conjunto herda a classe do item mais sensível que contém. Uma apresentação interna que cola três citações identificadas de entrevista é Restrito, não Interno.

3. Anonimizar reduz a classe; pseudonimizar não. A transcrição de que se removeram nome, empresa e cargo do entrevistado passa de Restrito a Confidencial. Trocar o nome por “Entrevistado 3” mantendo cargo e empresa não muda nada.

7. FINALIDADES E BASES LEGAIS

Cada atividade tem finalidade específica e base legal própria. O consentimento não é a única hipótese, nem a preferencial: em relações contratuais, invocar consentimento quando a base correta é execução de contrato cria um direito de revogação que não deveria existir.

7.1 Uso de IA como atividade-meio

O uso de ferramenta de IA não tem base legal própria . Herda a base legal da atividade de origem e não pode ampliá-la. Submeter uma transcrição de entrevista a uma ferramenta de análise está amparado pelo consentimento dado para a pesquisa; usar a mesma transcrição para treinar um modelo próprio, ou para alimentar outro projeto, exige base própria — e está vedado pela seção 12.2.

8. DADOS SENSÍVEIS, CRIANÇAS E ADOLESCENTES

8.1 Dados pessoais sensíveis

A Cofound não coleta dados sensíveis de forma habitual e suas atividades não os pressupõem. Caso uma pesquisa, entrevista ou processo venha a envolver dados sensíveis, o tratamento:

• depende de aprovação prévia e por escrito do Responsável pela Privacidade;

• fundamenta-se preferencialmente em consentimento específico e destacado (art. 11, I, da LGPD);

• é classificado como Restrito desde a coleta;

• conta com minimização reforçada e acesso nominal;

• é registrado no Inventário como atividade própria.

Vedação absoluta em IA. É vedado submeter dado pessoal sensível a qualquer ferramenta de inteligência artificial, aprovada ou não, em qualquer circunstância, ainda que em conta corporativa. Não há exceção por aprovação. Se a análise exigir o dado sensível, ela é feita sem IA; se não exigir, o dado é removido antes.

Atenção ao caso mais provável na operação: uma entrevista sobre clima organizacional em que o participante menciona espontaneamente saúde, religião ou posicionamento político gera dado sensível não previsto. A transcrição é expurgada do trecho antes de qualquer análise assistida por IA, e o trecho não é reproduzido no relatório.

8.2 Crianças e adolescentes

As atividades da Cofound destinam-se a públicos empresariais e adultos. É vedado coletar intencionalmente dados de crianças e adolescentes. O cadastro no Strategy HUB pressupõe vínculo profissional com pessoa jurídica contratante.

Se um projeto específico exigir esse tratamento, ele observa o melhor interesse do menor, obtém consentimento específico e em destaque de ao menos um dos pais ou responsável legal, é aprovado previamente pelo Responsável pela Privacidade e passa por revisão jurídica. Dados de menores são classificados como Restrito e não entram em ferramentas de IA.

9. ARMAZENAMENTO, RETENÇÃO E ELIMINAÇÃO

9.1 Onde os dados ficam

Os dados de trabalho são armazenados no Google Drive corporativo da Cofound , em pastas com acesso controlado por perfil e por projeto. Dados financeiros e fiscais ficam no Omie; dados comerciais, no CRM Omie; dados de gestão de projeto, no Asana; dados de clientes da plataforma, no Strategy HUB.

É vedado manter cópias de trabalho em armazenamento pessoal, Drive pessoal, Dropbox próprio, desktop não sincronizado, pendrive. O material de trabalho vive no ambiente corporativo, e só nele.

9.2 Prazos de retenção

9.3 Eliminação efetiva

Eliminação significa exclusão irrecuperável. Isso exige, em cada caso: excluir o arquivo e esvaziar a lixeira do ambiente em nuvem; excluir a cópia da ferramenta de origem (a transcrição no Fireflies, o histórico na ferramenta de IA, o anexo no e-mail); e conferir se não há cópia em outro sistema. Documentos físicos são descartados por fragmentação.

9.4 Encerramento de projeto

Ao término de cada projeto, o responsável executa e registra um encerramento com quatro confirmações:

• Bases recebidas do cliente devolvidas ou eliminadas, com comprovação

• Gravações e transcrições eliminadas ou anonimizadas, inclusive na ferramenta de transcrição

• Históricos em ferramentas de IA relativos ao projeto excluídos

• Acessos à pasta do projeto revogados para quem não precisa mais

O registro de encerramento fica na pasta de governança e é a evidência apresentada quando um cliente pede comprovação de eliminação.

10. SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO

A Cofound opera 100% em nuvem, sem servidores ou infraestrutura de rede próprios. A segurança de infraestrutura é provida pelos fornecedores de SaaS; a segurança que cabe à Cofound é de acesso, dispositivo e conduta . As medidas abaixo são proporcionais ao porte e ao risco, conforme o guia da ANPD para agentes de tratamento de pequeno porte.

10.1 Controle de acesso

Cada pessoa acessa apenas os dados necessários às suas atividades — princípio do menor privilégio.

• Contas individuais em todas as ferramentas. Login compartilhado é proibido , sem exceção.

• Autenticação em dois fatores habilitada no Google Workspace, no Omie, no Asana, no Strategy HUB e em todo sistema que a suporte.

• Senhas fortes e exclusivas por sistema, com uso de gerenciador de senhas.

• Permissões de pastas do Drive concedidas por projeto e revisadas no mínimo a cada 6 meses, com registro da revisão.

• Bloqueio imediato de todos os acessos no desligamento de colaborador ou encerramento de contrato com prestador, no mesmo dia útil.

10.2 Dispositivos

Bloqueio de tela obrigatório; criptografia de disco habilitada onde suportada; sistema operacional e navegador com atualização automática; proteção antimalware ativa. Perda ou furto de dispositivo é incidente e aciona a seção 17.

10.3 Canais de comunicação

• Assuntos de trabalho tramitam por contas corporativas @cofound.com.br.

• Chat Google limita-se a comunicação operacional — combinar horário, avisar atraso. É vedado enviar documentos com dados pessoais por WhatsApp pessoal ou e-mail particular.

• Arquivos com dados classificados como Confidencial ou Restrito circulam por link do Drive com permissão nominal, não como anexo aberto.

10.4 Confidencialidade

Diretores, colaboradores, estagiários e prestadores assinam compromisso de confidencialidade que abrange expressamente o tratamento de dados pessoais e sobrevive ao término do vínculo.

10.5 Disponibilidade

Os dados de trabalho ficam centralizados no Google Drive, com versionamento nativo. Os bancos de dados dos produtos têm backup diário criptografado pelo provedor, armazenado em sistema independente do ambiente de produção.

10.6 Certificações e escopo das medidas

A Cofound não possui certificações formais de segurança da informação (SOC 1, SOC 2 ou ISO/IEC 27001) e não declara possuir. Opera integralmente em nuvem, sem servidores próprios, e adota medidas proporcionais ao seu porte e ao risco das suas atividades, conforme o guia da ANPD para agentes de tratamento de pequeno porte e o regime da Resolução CD/ANPD nº 2/2022.

A segurança de infraestrutura é provida por fornecedores que mantêm suas próprias certificações — descritas, quando existentes, no Anexo A.

11. PESQUISAS, ENTREVISTAS, GRAVAÇÕES E TRANSCRIÇÕES

Pesquisa e entrevista são o núcleo da operação da Cofound e concentram o maior volume de dado pessoal identificável. Esta seção prevalece sobre as regras gerais quando houver divergência.

11.1 Antes da entrevista

Todo participante é informado, antes do início, sobre: a finalidade da pesquisa e quem é o cliente contratante, quando o contrato permitir identificá-lo; a existência de gravação e de transcrição automática; quem terá acesso ao material; por quanto tempo será mantido; e como as citações aparecerão no relatório.

Aviso obrigatório de transcrição automática. Antes de iniciar a gravação, o entrevistador declara, com estas informações: que a reunião será gravada e transcrita por ferramenta automatizada (Fireflies); que a transcrição será usada apenas para a análise deste projeto; que o participante pode pedir a interrupção da gravação a qualquer momento; e que as citações no relatório serão anonimizadas por padrão.

A autorização para gravar é registrada. Ausência de autorização registrada significa entrevista sem gravação, com anotação manual.

11.2 Durante e depois

• Gravações e transcrições são classificadas como Restrito e vivem em pasta restrita do projeto, acessível apenas à equipe envolvida.

• A transcrição é revisada por pessoa antes de qualquer análise, transcrição automática erra nomes, números e negações, e o erro se propaga silenciosamente para o relatório.

• Trechos com dado sensível mencionado espontaneamente são expurgados antes da análise (seção 8.1).

• Relatórios entregues ao cliente usam dados agregados ou citações anonimizadas. A identificação de participante exige autorização específica do próprio participante — não basta o cliente autorizar.

• Anonimizar citação significa remover nome, cargo, empresa e qualquer detalhe que identifique quem falou no contexto daquela organização.

• Ao final do projeto, gravações e transcrições são eliminadas ou anonimizadas conforme a seção 9.4.

11.3 Quando a base vem do cliente

Quando o cliente fornece a lista de participantes, a Cofound atua como operadora : usa os contatos apenas para o projeto, segundo as instruções do cliente, não os incorpora ao CRM nem a ações de marketing, e os devolve ou elimina ao término. O pedido de um titular dessa base é encaminhado ao cliente controlador (seção 16.3).

11.4 Uso de IA na análise

A análise assistida por IA sobre material de pesquisa segue a seção 12 e a matriz do Anexo B. Em resumo: transcrição identificada não entra em ferramenta de análise; entra a versão de que se removeram os identificadores. A ferramenta de transcrição é a única que recebe material identificado, por ser essa a sua função, e apenas sob as condições do Anexo A.

12. USO DE INTELIGÊNCIA ARTIFICIAL NA OPERAÇÃO

A Cofound usa IA de forma deliberada e ampla, em transcrição, análise, redação e apoio à produção de entregáveis. Esta seção define as condições sob as quais isso é permitido. Ela não existe para desencorajar o uso, e sim para torná-lo defensável perante clientes e titulares.

12.1 Conta corporativa e licença

Toda ferramenta de IA que receba conteúdo de trabalho deve, cumulativamente:

1. constar do Anexo A como ferramenta aprovada;

2. ser acessada em conta corporativa vinculada ao domínio @cofound.com.br, sob administração da Cofound;

3. estar sob plano pago com termos empresariais, cujos termos afastem o uso das entradas para treinamento de modelo;

4. permitir configuração de retenção e exclusão de histórico.

É vedado usar conta pessoal, plano gratuito ou avaliação gratuita para tratar qualquer conteúdo de trabalho, inclusive material classificado como Interno, inclusive fora do horário de trabalho. Planos gratuitos costumam usar as entradas para treinamento por padrão, e a Cofound não tem como comprovar o contrário a um cliente.

12.2 Vedação de treinamento de modelo

A Cofound não autoriza, em nenhuma ferramenta, o uso de seus dados, dos dados de seus clientes ou dos dados de participantes de pesquisa para treinamento, ajuste fino ou melhoria de modelos de terceiros.

Operacionalmente, isso exige três coisas, e não apenas a primeira:

• contratar o plano cujos termos empresariais afastem o treinamento;

• desabilitar explicitamente , no painel administrativo de cada ferramenta, qualquer opção de contribuição de dados, melhoria de produto ou compartilhamento para pesquisa que venha habilitada por padrão;

• registrar no Anexo A a evidência da configuração e a data da última verificação.

A verificação é refeita a cada 12 meses e sempre que o fornecedor alterar seus termos. Fornecedores mudam configuração padrão em atualização de produto; uma afirmação feita a cliente há um ano não se sustenta sozinha.

12.3 Minimização antes do prompt

Antes de submeter qualquer material a uma ferramenta de IA, removem-se os dados pessoais que não sejam necessários à tarefa. Na prática: substituir nomes de entrevistados por rótulos sem carga identificadora; remover empresa e cargo quando a análise não depender deles; retirar contatos, CPF, dados bancários e números de contrato; e enviar o recorte necessário, não a base inteira.

Vedações absolutas, independentemente da ferramenta e de aprovação:

• dado pessoal sensível (seção 8.1);

• dados bancários, de cartão e credenciais de acesso;

• bases de dados de clientes recebidas para execução de projeto, salvo autorização escrita do próprio cliente;

• dados de crianças e adolescentes;

• material coberto por NDA que vede expressamente o uso de processamento por terceiros.

12.4 Revisão humana e responsabilidade pelo resultado

Nenhuma saída de IA vai para cliente, titular, contraparte ou público sem revisão humana por pessoa com competência para avaliá-la. A revisão confere, no mínimo: se os fatos, números e citações existem e estão corretos; se as fontes citadas existem e dizem o que se afirma; se não há dado pessoal que deveria ter sido removido; e se a recomendação faz sentido no contexto do cliente.

O consultor que assina a entrega deve sempre confirmar a versão de atas com o cliente. Não existe erro da ferramenta, existe falha de revisão.

12.5 Decisões sobre pessoas

É vedado usar IA como base única ou determinante de decisão que afete pessoa natural, seleção ou descarte de candidato, avaliação de desempenho, recomendação de desligamento, classificação de colaborador de cliente. IA pode organizar informação para apoiar a decisão; a decisão é humana, documentada e revisível (art. 20 da LGPD).

A regra alcança entregas de consultoria: um relatório que classifique lideranças de um cliente em faixas de desempenho, com apoio de IA, precisa ter critério humanamente definido, análise humana caso a caso e registro de como se chegou a cada classificação.

12.6 Transparência com o cliente

A Cofound não esconde o uso de IA assumindo os compromissos:

• No contrato ou na proposta , cláusula informando que a execução pode envolver ferramentas de IA em conta corporativa, sob as condições desta Política, com vedação de treinamento de modelo.

• Quando o cliente perguntar , resposta específica: quais ferramentas, em que etapa, com que dados, sob que licença. O Anexo A existe para essa resposta.

• Quando o cliente vedar o uso de IA sobre seu material, a vedação é registrada na abertura do projeto e comunicada à equipe. A vedação contratual do cliente prevalece sobre esta Política.

12.7 Ferramentas não aprovadas (shadow AI)

Usar ferramenta de IA fora do Anexo A para conteúdo de trabalho é descumprimento desta Política e sujeita às consequências da seção 18.2, independentemente de ter havido dano.

Quem usou ferramenta não aprovada deve comunicar o Responsável pela Privacidade. Comunicação espontânea e tempestiva é considerada atenuante; omissão descoberta depois, agravante.

12.8 Aprovação de nova ferramenta

Toda ferramenta nova passa por avaliação do Responsável pela Privacidade antes do primeiro uso com conteúdo de trabalho. A avaliação responde a sete perguntas:

1. Qual a finalidade e o que ela substitui?

2. Que classes de informação precisará receber?

3. Os termos do plano contratado afastam o uso para treinamento de modelo?

4. Qual o prazo de retenção e é configurável?

5. Em que país os dados são armazenados e há DPA ou cláusulas-padrão?

6. Há subprocessadores e eles são divulgados?

7. Como se exclui o histórico e como se encerra a conta?

Aprovada, a ferramenta entra no Anexo A, recebe posição na matriz do Anexo B e é registrada no Inventário de Dados. Sem esses três registros, não está aprovada.

12.9 Agentes de IA com acesso a código e dados

Ferramentas de IA que executam ações, leem repositórios, escrevem código, rodam comandos, consultam bancos de dados, são categoria distinta de um assistente de texto. O Claude Code, usado no desenvolvimento de produtos, se enquadra aqui.

Regras específicas, cumulativas às da seção 12:

• Nunca sobre base de produção. O agente opera sobre código, esquema e dados sintéticos ou anonimizados. Conexão a banco de produção com Dados do Cliente é vedada.

• Segredos ficam fora do contexto. Chaves de API, strings de conexão, tokens de serviço e credenciais de Supabase, Firebase e Vercel não são colados no prompt nem versionados. Vivem em variáveis de ambiente e no cofre do provedor.

• Sem dado pessoal em repositório. É vedado commitar dumps, planilhas de clientes, exports de pesquisa ou qualquer base com dado pessoal — mesmo em repositório privado, mesmo em branch descartada.

• Revisão humana antes do merge. Nenhum código gerado por IA vai a produção sem revisão de pessoa, sobretudo em rotina que toque autenticação, permissão, exportação ou eliminação de dados.

• Ambiente de desenvolvimento e homologação usa dado anonimizado. Copiar base de produção para ambiente de teste é vedado.

13. FERRAMENTAS APROVADAS E REGRA POR CLASSE DE DADO

13.1 Regra geral

Só pode receber conteúdo de trabalho a ferramenta constante do Anexo A. O que cada ferramenta pode receber depende da classe da informação (seção 6.2), conforme a matriz do Anexo B.

Três condições de uso, válidas para toda ferramenta do Anexo A:

13.2 Resumo operacional por classe

A matriz ferramenta a ferramenta está no Anexo B. Em caso de divergência entre esta tabela-resumo e o Anexo B, prevalece o Anexo B.

13.3 O caso mais comum e o que fazer

A situação que mais aparece na operação é esta: há dez transcrições de entrevista de um projeto e se quer uma análise temática assistida por IA. As transcrições são Restrito e não podem entrar na ferramenta de análise.

O caminho correto é:

1. gerar versões anonimizadas das transcrições — sem nome, cargo, empresa e detalhes que identifiquem quem falou;

2. conferir a anonimização por leitura humana, não por busca-e-substituição;

3. guardar as versões anonimizadas em subpasta própria, classificadas como Confidencial;

4. submeter apenas essas versões à ferramenta de análise;

5. excluir o histórico da ferramenta ao fim da tarefa.

O passo 2 é o que costuma falhar. Busca-e-substituição não pega apelido, primeiro nome no meio de uma frase, nem a referência indireta — “quando eu assumi a diretoria em 2019” identifica uma pessoa numa empresa de porte médio tão bem quanto o nome dela.

14. IA NO PRODUTO: STRATEGY HUB E ATLAS IA

Esta seção trata da IA que a Cofound vende , não da que usa. O regime é diferente e mais exigente: aqui a Cofound é operadora dos dados de terceiros, sob contrato de adesão, com SLA e responsabilidade civil declarada.

14.1 O que é o Atlas IA

O Atlas IA é módulo adicional opcional do Strategy HUB, contratado como add-on, que oferece insights proativos, automação de cadastros, notificações inteligentes e relatórios gerados por IA sobre os Dados do Cliente, OKRs, objetivos, resultados-chave, iniciativas e indicadores inseridos na plataforma.

Para fins desta Política, o Atlas IA é sistema de IA generativa aplicado sobre dados do cliente , e não mera funcionalidade de exibição. Essa qualificação é o que aciona as regras a seguir.

14.2 Dados do Cliente e vedação de treinamento

A Cofound não utiliza Dados do Cliente para treinar, ajustar ou melhorar modelos de IA — próprios ou de terceiros. Os Dados do Cliente são processados exclusivamente para gerar a saída solicitada por aquele cliente, na sessão em que foi solicitada.

O modelo de linguagem que sustenta o Atlas IA é o Google Gemini e o Opus , acessado sob a assinatura corporativa Google da Cofound. Não há provedor de modelo fora da relação já existente com o Google: o mesmo fornecedor que hospeda o ambiente corporativo da Cofound processa as solicitações do Atlas, sob os termos de tratamento de dados dessa assinatura, que afastam o uso do conteúdo do cliente para treinar modelos.

A vedação de treinamento é repassada contratualmente a todo fornecedor de modelo de IA usado pelo Atlas, e a condição é verificada antes da contratação e a cada 12 meses.

Limite da cláusula de dados agregados. A cláusula 5.4 dos Termos de Uso permite à Cofound usar “dados anonimizados e agregados para fins estatísticos, melhoria da Plataforma e desenvolvimento de novos produtos”. Essa cláusula deve ser lida com três limites, que esta Política impõe internamente:

1. Não alcança treinamento de modelo de IA. Uso estatístico e de produto não autoriza treinar modelo com conteúdo de cliente, ainda que agregado.

2. Anonimização real, não pseudonimização. Um OKR de cliente com texto livre raramente é anonimizável por remoção de campos: a própria redação da meta identifica a empresa. Agregação significa métricas de uso, não conteúdo estratégico.

3. Nunca em amostra que permita reidentificação. Com poucos clientes em um segmento, um agregado por segmento identifica o cliente.

14.3 Supervisão humana e decisão automatizada

O Atlas IA produz insumo para decisão humana , não decisão. Em consequência:

• nenhuma saída do Atlas IA produz efeito jurídico ou altera situação de pessoa natural de forma automatizada;

• o Atlas IA não classifica, pontua nem avalia pessoas — usuários, colaboradores do cliente ou terceiros;

• saídas geradas por IA são identificadas como tal na interface, de modo que o usuário saiba que está lendo conteúdo gerado;

• o cliente pode desativar o Atlas IA a qualquer momento (Política Comercial, cl. 3.3), e a plataforma permanece plenamente funcional sem ele (cl. 3.4).

Se uma futura funcionalidade vier a avaliar pessoas, ela só pode ser lançada com: base legal própria, informação clara ao titular, mecanismo de revisão previsto no art. 20 da LGPD e avaliação de impacto prévia. Essa decisão é dos sócios, com parecer do Responsável pela Privacidade.

14.4 Subprocessadores

Os Dados do Cliente inseridos no Strategy HUB e no 360° by Cofound são processados por um conjunto definido de fornecedores, listados no Anexo A:

A Cofound:

• mantém esta lista atualizada e a disponibiliza a qualquer cliente que a solicite;

• comunica previamente a substituição ou inclusão de subprocessador que trate Dados do Cliente;

• exige de cada um confidencialidade, vedação de treinamento de modelo, comunicação de incidentes e eliminação ao término;

• acompanha as listas de subprocessadores dos próprios fornecedores, quando publicadas, e avalia mudanças relevantes.

14.5 Incidentes no produto

Incidente que afete Dados do Cliente no Strategy HUB é comunicado ao cliente em até 24 horas do conhecimento, conforme a cláusula 6.4 dos Termos de Uso — prazo mais curto que o aplicável em contrato da plataforma. Detalhamento na seção 17.

14.6 360° by Cofound

O 360° by Cofound coleta avaliações sobre pessoas identificadas, feitas por outras pessoas identificadas. É o tratamento de maior sensibilidade prática de toda a operação.

Regras aplicáveis:

• A Cofound atua como operadora . O cliente/lead contratante é o controlador e define quem avalia quem, com que finalidade e por quanto tempo.

• Respostas são classificadas como Restrito desde a coleta.

• A confidencialidade prometida ao avaliador é obrigação técnica, não só promessa: se o instrumento diz que a resposta é anônima ou agregada, o relatório não pode permitir reidentificação, o que exige número mínimo de respondentes por recorte antes de exibir resultado.

• O avaliado é informado, antes da coleta, de que está sendo avaliado, por quais grupos e o que receberá de volta.

• Nenhuma saída automatizada classifica, pontua ou recomenda decisão sobre o avaliado. Síntese assistida por IA sobre respostas abertas, se houver, exige anonimização prévia, revisão humana antes da entrega e registro de que houve apoio de IA. A decisão de carreira tomada com base no resultado é do cliente, e humana (art. 20 da LGPD).

• Respostas e relatórios são devolvidos ou eliminados ao término do ciclo contratado, conforme a seção 9.4.

15. COMPARTILHAMENTO, TRANSFERÊNCIA INTERNACIONAL E FORNECEDORES

15.1 Com quem se compartilha

Dados pessoais são compartilhados apenas quando necessário e com garantias adequadas:

• com fornecedores de tecnologia que operam em nome da Cofound, listados no Anexo A;

• com clientes, na entrega de resultados — preferencialmente agregados ou anonimizados; havendo identificação de participantes, com o conhecimento e a autorização deles;

• com autoridades públicas, mediante obrigação legal ou requisição válida;

• com assessorias jurídica e contábil, para cumprimento de obrigações e defesa de direitos.

É proibido vender, alugar ou ceder dados pessoais a terceiros para finalidades próprias deles. A Cofound também não compartilha dados de um cliente com outro cliente, nem usa material de um projeto para instruir ferramenta em projeto de terceiro.

15.2 Transferência internacional

Parte das ferramentas armazena dados fora do Brasil — notadamente o Google Workspace e as ferramentas de IA, com processamento nos Estados Unidos e em outras regiões. A Cofound prioriza fornecedores que ofereçam garantias reconhecidas pela regulamentação da ANPD — cláusulas contratuais padrão ou mecanismo equivalente — e registra cada transferência no Inventário de Dados e no Anexo A, com o país de armazenamento.

Clientes que exijam manutenção dos dados em território nacional devem ser informados, antes da contratação, de que a operação da Cofound não atende hoje a esse requisito.

15.3 O que todo contrato com operador deve conter

Antes de contratar fornecedor que receba ou armazene dados pessoais, avalia-se se ele oferece garantias adequadas. O contrato ou os termos de uso devem contemplar:

A vedação de treinamento merece destaque porque é a cláusula que sustenta a afirmação comercial mais repetida da Cofound. Dizer a um cliente que os dados dele não treinam modelo, sem ter isso por escrito com o fornecedor, é assumir risco que não se controla.

15.4 Revisão periódica

O Anexo A é revisado a cada 12 meses e sempre que um fornecedor alterar seus termos. A revisão confere: se o plano contratado continua sendo o corporativo, se a configuração de não treinamento permanece ativa, se o prazo de retenção não mudou e se há novo subprocessador.

16. DIREITOS DOS TITULARES

16.1 O que o titular pode pedir

Qualquer titular pode solicitar: confirmação da existência de tratamento; acesso aos seus dados; correção de dados incompletos ou desatualizados; informações sobre compartilhamento; anonimização, bloqueio ou eliminação; portabilidade, conforme regulamentação; revogação do consentimento; informações sobre decisões automatizadas e sua revisão; e oposição a tratamento fundado em legítimo interesse.

16.2 Como a Cofound responde

Canal único: privacidade@cofound.com.br .

Se o pedido não puder ser atendido — por obrigação legal de guarda, por exemplo — o titular recebe a justificativa por escrito, com a base legal invocada.

A confirmação de identidade é exigida antes de qualquer acesso ou eliminação, e não pode ser mais invasiva que o pedido: não se pede documento com foto para confirmar um descadastro de newsletter.

16.3 Quando a Cofound é operadora

Se o pedido se refere a dados tratados em nome de um cliente — base recebida para um projeto, ou dados no Strategy HUB — a Cofound não decide sobre o pedido. O procedimento é:

1. registrar a solicitação;

2. informar o titular, em até 5 dias úteis, de que a Cofound atua como operadora e de que o pedido foi encaminhado ao controlador;

3. encaminhar ao cliente controlador, com os elementos necessários para que ele decida;

4. executar a instrução recebida do cliente e registrar a execução.

A Cofound não elimina nem altera dado de cliente por pedido direto de titular sem instrução do controlador — salvo ordem de autoridade competente.

17. RESPOSTA A INCIDENTES

17.1 O que é incidente

São exemplos: perda ou furto de notebook ou celular; invasão de conta; envio de documento à pessoa errada; exposição de gravações ou transcrições; compartilhamento acidental de planilha ou pasta; acesso indevido a pasta de projeto; ataque de ransomware; e inserção de dado vedado em ferramenta de IA — este último é incidente ainda que a ferramenta seja aprovada.

Suspeita é suficiente para acionar. Não cabe a quem descobre avaliar a gravidade antes de comunicar.

17.2 Etapas

1. Comunicar imediatamente o Responsável pela Privacidade — por qualquer canal, a qualquer hora.

2. Conter — trocar senhas, revogar acessos, bloquear dispositivo remotamente, revogar link compartilhado.

3. Preservar evidências — registros, capturas de tela, logs. Não apagar nada antes de registrar.

4. Identificar os dados e os titulares afetados, e o volume.

5. Avaliar o risco aos titulares — natureza dos dados, facilidade de identificação, possibilidade de dano.

6. Registrar o incidente e as providências no registro de incidentes.

7. Comunicar clientes, titulares e ANPD conforme os prazos de 17.3.

8. Corrigir a causa — ação documentada para evitar repetição, com responsável e prazo.

17.3 Prazos de comunicação

Os prazos correm do conhecimento do incidente , não da conclusão da investigação. Comunicação parcial dentro do prazo, com atualização posterior, é preferível a comunicação completa fora dele.

Havendo cláusula contratual específica com um cliente que exija prazo menor, prevalece a cláusula.

Quando o incidente se origina em um fornecedor, o prazo da Cofound conta do momento em que ela toma conhecimento. A Supabase se compromete a notificar sem demora injustificada e, quando viável, em até 48 horas; o Google e a Vercel seguem os prazos dos seus próprios termos. A Cofound acompanha os canais de status desses fornecedores para não depender apenas da notificação recebida.

17.4 Registro de incidentes

Todo incidente — comunicado ou não à ANPD — é registrado com: data e hora do conhecimento; descrição; dados e titulares afetados; avaliação de risco e sua justificativa; comunicações feitas e a quem; medidas de contenção; e ação corretiva. O registro é o que a ANPD e os clientes pedem em auditoria, e a decisão fundamentada de não comunicar precisa estar registrada tanto quanto a de comunicar.

18. TREINAMENTO, FISCALIZAÇÃO E GOVERNANÇA

18.1 Treinamento

Todo novo integrante — sócio, colaborador, estagiário ou prestador — recebe esta Política e orientação de ingresso antes do primeiro acesso a dados de cliente. A equipe participa de ao menos uma atualização anual , com três módulos obrigatórios:

• condução de entrevistas e tratamento de gravações;

• uso de ferramentas de IA — minimização, matriz do Anexo B, revisão de saída;

• reconhecimento e comunicação de incidentes.

A participação é registrada. O registro é evidência em diligência de cliente.

18.2 Fiscalização e consequências

O descumprimento desta Política sujeita colaboradores a medidas disciplinares — advertência, suspensão ou desligamento, conforme a gravidade — e prestadores e parceiros às sanções contratuais cabíveis, sem prejuízo das responsabilidades civis e administrativas previstas em lei.

Duas circunstâncias pesam na dosagem: a comunicação espontânea e tempestiva do próprio descumprimento é atenuante ; a omissão descoberta por terceiro — cliente, titular ou auditoria — é agravante . A Política prefere saber do erro cedo a descobri-lo em diligência.

18.3 Revisão

Esta Política é revisada a cada 12 meses e, antes disso, sempre que ocorrer um destes gatilhos:

• adoção de nova ferramenta que trate dados pessoais ou use IA;

• alteração relevante nos termos de um fornecedor já listado no Anexo A;

• lançamento de nova funcionalidade de IA no Strategy HUB;

• alteração regulatória — inclusive a aprovação de marco legal de IA no Brasil;

• incidente de segurança significativo;

• exigência contratual de cliente que imponha padrão superior ao aqui previsto.

Alterações são aprovadas pelos sócios e comunicadas à equipe, com indicação do que mudou. O histórico de versões é mantido.

18.4 Canal de contato

18.5 Revisão jurídica

Esta Política reflete a operação atual da Cofound e passou por revisão jurídica antes da aprovação final.

ANEXO A — ROL DE FERRAMENTAS E FORNECEDORES

Este é o rol completo de ferramentas e fornecedores que tratam dados em nome da Cofound. Ferramenta que não está aqui não recebe conteúdo de trabalho — a regra vale para toda a equipe, sem exceção (seção 12.1).

A Cofound contrata todas as ferramentas em planos corporativos, com contas individuais e administração centralizada. Contas pessoais e planos gratuitos são vedados para qualquer conteúdo de trabalho.

A.1 Plataforma e produtividade

A.2 Ferramentas de inteligência artificial

A.3 Produtos próprios e infraestrutura

Garantias da Supabase. Por ser o repositório primário dos Dados do Cliente, registre-se o que o seu Data Processing Addendum assegura: atuação exclusiva como operadora, sob instrução da Cofound; vedação de venda, de publicidade comportamental e de combinação com dados de terceiros; cláusulas contratuais padrão da União Europeia (módulos 2 e 3) para transferência internacional; certificações SOC 2 Tipo 2 e ISO/IEC 27001; criptografia AES-256 em repouso, inclusive nos backups, e TLS em trânsito; menor privilégio e autenticação em dois fatores obrigatória no acesso interno; backup diário em sistema independente; testes de intrusão periódicos por terceiros; notificação de incidente sem demora injustificada e, quando viável, em até 48 horas; lista pública de subprocessadores com aviso prévio de 30 dias para mudanças; e eliminação de todas as cópias ao término do período de retenção.

A.4 Terceiros de apoio

A.5 Ferramentas expressamente não aprovadas

Para evitar dúvida: qualquer ferramenta de IA em conta pessoal ou plano gratuito está vedada, por melhor que seja e ainda que a mesma ferramenta exista na lista acima em versão corporativa. A conta é parte da aprovação, não só o nome do produto.

ANEXO B — MATRIZ DE CLASSIFICAÇÃO × USO DE IA

Uma página, para consulta antes de qualquer prompt. Na dúvida, não inserir.

Legenda. Permitido — pode ser inserido em conta corporativa. Com anonimização — só após remoção dos identificadores (seção 6.3). Vedado — não entra; exceção depende de autorização escrita do Responsável pela Privacidade e, sendo dado de cliente, também do cliente. Travessão — ferramenta não se aplica a esse material. Vedado sempre — sem exceção possível.

Três lembretes que resolvem a maioria dos casos:

1. A gravação entra no Fireflies porque transcrever é a finalidade autorizada pelo participante. Ela não entra em nenhuma outra ferramenta.

2. O caminho de transcrição identificada para análise passa obrigatoriamente pela anonimização (seção 13.3).

3. Uma nova ferramenta não tem linha nesta matriz até ser aprovada. Sem linha, nada entra.

Ferramentas fora da matriz. Miro segue a regra do material que recebe: quadro de workshop com nomes de participantes é Confidencial e exige pasta e acesso controlados; base de cliente colada em quadro é vedada. Contraktor recebe contratos e dados de signatários — é a via oficial de assinatura, e contrato com dado pessoal não circula por e-mail aberto. Claude Code segue a seção 12.9: código e dados sintéticos, nunca base de produção, nunca segredos no prompt.